Вы отправляете письмо заказчику с требованиями и …
- не получаете ответа, хотя уверены в том что письмо было прочитано
- получаете ответ устно
- получаете крайне размытый письменный ответ
- обещание ответить письменно не исполняется
- вам прямо говорят что не готовы принять окончательное решение и вам рекомендуют использовать устные договоренности — так как это на 100% так и будет (80,90,95,99, …%)
Поздравляю! Вы столкнулись с опытным бюрократом который знает — что все что он подпишет (отправит четкий письменный ответ в рамках своих компетенций и зоны ответственности) — это его ответственность. И это его пугает. Почему? Есть несколько вариантов
- Занятость — это бывает у менеджеров среднего звена и выше. Если перед вами занятый менеджер — вы это сразу поймете. Напоминайте, предлагайте организовывать в его графике короткие встречи на которых инициируйте отправить ответ здесь и сейчас.
- Лень — да, бывает просто лень написать. Но это бывает реже чем остальные причины. Пробуйте напоминать, вводить ручные методы — «я к вам приеду и мы вместе найдем 10 минут чтобы по всем пунктам отписаться»
- Вы попали в размытую зону ответственности или в зону, за которую человек не может отвечать — возможность часть требований не соответствует его уровню или его горизонтальной зоне ответственности
- Человек не знает правильный ответ на самом деле
- Человек боится принять ответственность за решение. Это может быть связано с плохой практикой в его организации — наказания, депремирования, публичные порки, риск увольнения
- Он не может получить окончательного подтверждения у своего руководства — цепочка повторяется — это надо уточнить и тогда меняем объект и применяем к нему рекомендации
- Вас хотят развести на больший функционал — не получив важно уточнения по рамкам работ вы оставляете огромную зону размытости. Позже вам будут отгружать через этот метр границы вагоны новых требований.
- Против вас играют — это может быть связано как с внутренними противостояниями внутри организации, лично не любят вас/вашего PM/… так и поставленной задачей сверху завалить проект. Это бывает редко — особенно в тех случаях когда кто-то по той или иной причине не хотел чтобы это проект был запущен или ваша организация выиграла тендер
Рекомендации по решению проблемы:
- Согласованный регламент коммуникаций — должен быть обеспечен для вас проектным менеджером. Ваша зона ответственности — убедится на старте проекта что для анализа определены правила игры по этому пункт
- Несколько раз напоминайте
- Определяйте четко степень влияния и последствия этой проблемы, сделайте раннюю идентификацию рисков
- Указывайте Deadline и что будет предпринято после него — например автоматом согласовывается — но это должно быть в принятом регламенте коммуникаций)
- Понять мотивы человека не подписываться — насколько это возможно проверьте все возможные причины — делайте это деликатно и мягко. В теневой зоне прячутся страхи некомпетентности, личных эмоций, коррупции
- Решайте корневую проблему — для этого потребуется применить искусство коммуникаций, побыть немного психологом. Очень важно добиться доверия — вам тогда проще будет понять причину и правильно на нее отреагировать
- Попробуйте локализовать источник раздражения в требованиях — узнайте есть ли что-то из общего объема требований который смущает а все остальное ok
- Найдите того кто может принять решения по этим требованиям (выше, сбоку) — эскалация не самый хороший метод наладить отношения — но возможно это самый правильный выбор для вашей ситуации. При эскалации вам стоит посоветоваться с проектным менеджером
- В определенный момент передавайте это как проблему вашему проектному менеджеру — Не пытайтесь бегать за тигром в сумеречных джунглях — для этого у вас есть специально обученный проектный менеджер
- Не бейтесь головой об стену — фиксируйте риски и проблемы — но только после того как согласовали это с проектным менеджером
